Preparar correctamente la documentación para una asesoría es fundamental para gestionar una empresa de forma ordenada, cumplir las obligaciones fiscales y contables y evitar retrasos en la presentación de impuestos.
Tanto si acabas de constituir una sociedad limitada como si llevas años desarrollando tu actividad, disponer de facturas, extractos bancarios, contratos y documentos laborales organizados facilita el trabajo de tu asesoría y permite resolver incidencias con mayor rapidez.
Pero ¿qué documentación necesita realmente una empresa? La respuesta depende de su forma jurídica, su actividad, si tiene trabajadores y los servicios que haya contratado.
En esta guía te explicamos qué documentación debes preparar para tu asesoría de empresas en 2026, cómo organizarla, con qué frecuencia entregarla y qué debes tener en cuenta si vas a cambiar de asesoría.
Si necesitas ayuda para gestionar las obligaciones de tu negocio, puedes consultar los servicios de asesoría de empresas de AserClick.
1. ¿Qué documentación necesita una empresa para su asesoría?
La documentación empresarial puede agruparse en varias categorías:
- Documentación fiscal y tributaria.
- Facturas emitidas y recibidas.
- Documentación contable y bancaria.
- Escrituras y documentos societarios.
- Contratos y documentación laboral.
- Información sobre la actividad económica.
- Documentación relacionada con operaciones especiales, subvenciones o financiación.
No todas las empresas necesitan entregar todos estos documentos. Una sociedad limitada con empleados y operaciones internacionales tendrá necesidades distintas a las de una pequeña empresa sin trabajadores y con una actividad sencilla.
Por eso, el primer paso consiste en identificar qué servicios va a prestar la asesoría y qué información necesita para realizarlos correctamente.
2. Documentación fiscal que debes preparar
La documentación fiscal permite conocer las obligaciones tributarias de la empresa, preparar las declaraciones correspondientes y comprobar que los datos presentados sean correctos.
Alta censal y datos fiscales
Si la empresa comienza su actividad o se incorpora a una nueva asesoría, puede ser necesario aportar:
- NIF de la empresa.
- Datos identificativos y domicilio fiscal.
- Actividad económica y epígrafes correspondientes.
- Fecha de inicio de actividad.
- Información sobre los regímenes fiscales aplicables.
- Copia del modelo 036 presentado, cuando corresponda.
- Comunicaciones relevantes de la Agencia Tributaria.
En una empresa que ya está funcionando, parte de esta información puede estar disponible en la documentación anterior. Aun así, conviene comprobar que los datos estén actualizados.
Declaraciones tributarias anteriores
Si la asesoría va a encargarse de los impuestos, resulta útil facilitar las declaraciones presentadas durante el ejercicio y, cuando sea necesario, las de años anteriores.
Entre los documentos que pueden solicitarse se encuentran:
- Modelo 303, correspondiente a las autoliquidaciones de IVA.
- Modelo 390, cuando exista obligación de presentarlo.
- Modelo 200 del Impuesto sobre Sociedades.
- Modelo 202, si corresponde realizar pagos fraccionados.
- Modelos 111 y 190, relacionados con determinadas retenciones.
- Modelos 115 y 180, cuando existan retenciones por alquileres sujetos a ellas.
- Modelo 347, si existe obligación de declararlo.
- Modelo 349, cuando proceda por operaciones intracomunitarias.
- Justificantes de presentación y pagos realizados.
- Notificaciones, requerimientos o comunicaciones tributarias pendientes.
La lista es orientativa. Cada empresa debe aportar los modelos que correspondan a su situación.
Información sobre impuestos pendientes
Es importante informar a la asesoría de cualquier declaración pendiente, aplazamiento, fraccionamiento, devolución solicitada o deuda tributaria.
Si la Agencia Tributaria ha iniciado una comprobación o ha enviado un requerimiento, conviene entregar la comunicación completa y comunicar inmediatamente los plazos de respuesta.
Consejo: no entregues únicamente el modelo presentado. Conserva también el justificante de presentación y, cuando proceda, la documentación utilizada para preparar la declaración.
3. Facturas emitidas y recibidas
Las facturas son una de las piezas fundamentales de la documentación que necesita una asesoría para llevar la contabilidad y preparar los impuestos.
Facturas emitidas a clientes
La empresa debe organizar las facturas correspondientes a las ventas y los servicios prestados.
La asesoría puede necesitar:
- Copias de las facturas emitidas durante el periodo.
- Series y numeración utilizadas.
- Facturas rectificativas, abonos y anulaciones.
- Información sobre anticipos y operaciones especiales.
- Datos de cobros pendientes.
- Documentación que justifique descuentos o modificaciones de operaciones.
Es importante que las facturas estén completas y que cualquier rectificación quede debidamente documentada.
Facturas recibidas de proveedores
También deben recopilarse las facturas de compras y servicios relacionados con la actividad.
Por ejemplo:
- Alquiler de oficinas o locales.
- Suministros.
- Material y mercancías.
- Equipos informáticos.
- Programas y suscripciones digitales.
- Publicidad y marketing.
- Servicios profesionales.
- Seguros.
- Reparaciones y mantenimiento.
- Gastos de transporte y otros gastos de actividad.
No todos los pagos se justifican mediante una factura ordinaria, ni todos los gastos tienen automáticamente el mismo tratamiento fiscal. Cuando exista un justificante diferente, como un recibo o un documento de una operación específica, conviene entregarlo para que la asesoría valore cómo debe registrarse.
¿Cómo organizar las facturas?
Una forma práctica consiste en crear dos carpetas principales para cada ejercicio:
- Facturas emitidas: documentos de ventas y servicios.
- Facturas recibidas: compras, suministros y otros gastos.
Dentro de cada carpeta, puedes clasificar los archivos por meses o por categorías. Lo importante es mantener un sistema estable que permita localizar rápidamente cada documento.
Si necesitas mejorar este proceso, consulta nuestra guía sobre cómo llevar la contabilidad de una pequeña empresa.
4. Documentación contable y bancaria
Para llevar la contabilidad, la asesoría necesita información suficiente para registrar las operaciones, comprobar los saldos y conocer la situación económica de la empresa.
Extractos bancarios
Facilita los extractos de las cuentas utilizadas para la actividad empresarial durante el periodo correspondiente.
Si la empresa trabaja con varias cuentas, tarjetas o plataformas de pago, conviene identificar cada una y aportar la información necesaria para conciliar los movimientos.
Los extractos ayudan a comprobar cobros y pagos, detectar comisiones y localizar operaciones que todavía no están identificadas.
No sustituyen a las facturas ni justifican por sí solos la naturaleza fiscal de todos los movimientos.
Préstamos, financiación y movimientos con socios
También pueden ser necesarios documentos relacionados con:
- Préstamos bancarios.
- Líneas de crédito.
- Leasing o renting.
- Amortizaciones de deuda.
- Aportaciones de socios.
- Préstamos de socios a la sociedad.
- Repartos de dividendos.
- Ampliaciones o reducciones de capital.
- Operaciones de financiación extraordinarias.
Estas operaciones pueden tener implicaciones contables, fiscales o societarias. Por ello, es importante aportar los contratos y justificantes correspondientes, no solo el movimiento bancario.
Inventario y bienes de inversión
Si la empresa tiene existencias, maquinaria, vehículos, equipos informáticos u otros activos relevantes, la asesoría puede necesitar información sobre las compras, las bajas, las ventas y los cambios producidos durante el ejercicio.
Esta información ayuda a registrar correctamente los bienes y, cuando corresponda, calcular las amortizaciones.
Contabilidad de ejercicios anteriores
En una empresa que ya está en funcionamiento, puede ser necesario aportar:
- Balance de situación.
- Cuenta de pérdidas y ganancias.
- Balance de sumas y saldos.
- Libro Diario.
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.
- Cuentas anuales depositadas.
- Información sobre saldos pendientes de clientes y proveedores.
La documentación concreta dependerá de la forma jurídica, el sistema contable utilizado y el alcance del servicio contratado.
5. Escrituras y documentación societaria
Si tu empresa es una sociedad limitada u otra sociedad mercantil, la asesoría puede necesitar documentos que permitan comprobar su situación jurídica y los datos de sus socios y administradores.
Entre los más habituales se encuentran:
- Escritura de constitución.
- Estatutos sociales vigentes.
- NIF de la sociedad.
- Datos de inscripción en el Registro Mercantil.
- Escrituras de modificaciones estatutarias.
- Nombramientos y ceses de administradores.
- Documentación sobre cambios de domicilio social.
- Escrituras de ampliación o reducción de capital.
- Acuerdos de socios que tengan relevancia para la gestión.
- Cuentas anuales y justificantes de depósito.
- Libros societarios, cuando formen parte del servicio contratado.
No todos estos documentos deben entregarse periódicamente. Muchos solo son necesarios cuando se constituye la sociedad o se produce una modificación.
Si la asesoría va a encargarse de determinadas gestiones mercantiles, confirma qué documentos necesita y quién debe realizar cada trámite.
6. Documentación laboral si la empresa tiene trabajadores
Las empresas con empleados deben gestionar documentación adicional relacionada con las nóminas, las cotizaciones, los contratos y otras obligaciones laborales.
Si has contratado servicios de asesoría laboral, pueden solicitarte los siguientes documentos.
Contratos de trabajo y modificaciones
Prepara los contratos vigentes y la documentación relativa a sus modificaciones, prórrogas, cambios de jornada o condiciones laborales.
También conviene comunicar las nuevas contrataciones y las bajas con suficiente antelación para realizar los trámites que correspondan.
Datos necesarios para las nóminas
La asesoría puede necesitar información sobre:
- Datos identificativos del trabajador.
- Fecha de incorporación.
- Categoría profesional y grupo de cotización.
- Jornada y horario.
- Salario y complementos.
- Convenio colectivo aplicable.
- Cambios de condiciones laborales.
- Vacaciones, ausencias e incidencias.
- Variables salariales, horas extraordinarias o incentivos, cuando procedan.
Los datos personales deben transmitirse mediante canales seguros y limitarse a los que sean necesarios para prestar el servicio.
Seguros sociales y retenciones
También pueden ser relevantes los documentos relacionados con las cotizaciones a la Seguridad Social, las liquidaciones, las retenciones y los justificantes de presentación o pago.
Si la asesoría anterior llevaba la gestión laboral, solicita los informes y documentos necesarios para mantener la continuidad del servicio.
Prevención de riesgos laborales y otras obligaciones
Según la actividad y las características de la plantilla, puede ser necesario coordinar la información relativa a la prevención de riesgos laborales, la formación y otros requisitos aplicables.
No toda esta documentación tiene que gestionarla la asesoría fiscal o laboral. Conviene identificar qué proveedor o responsable se ocupa de cada obligación.
7. Contratos, alquileres y documentos de la actividad
Además de las facturas, existen documentos que permiten entender las operaciones de la empresa y valorar correctamente su tratamiento contable, fiscal o jurídico.
Entre ellos pueden encontrarse:
- Contratos con clientes y proveedores.
- Contrato de alquiler del local u oficina.
- Contratos de financiación.
- Contratos de renting o leasing.
- Pólizas de seguros.
- Acuerdos comerciales.
- Documentación sobre subvenciones y ayudas.
- Justificantes de inversiones.
- Contratos de prestación de servicios.
- Documentos de operaciones internacionales.
- Reclamaciones, litigios o comunicaciones con relevancia económica.
No es necesario entregar todos los contratos en cualquier circunstancia. La asesoría debe indicar cuáles necesita en función de los servicios contratados y de las operaciones que se hayan realizado.
Si existe una operación extraordinaria, como la compra de un inmueble, la venta de un activo, una subvención o una reestructuración societaria, es recomendable comunicarla antes de cerrar el periodo contable.
8. Documentación que debes preparar al contratar una nueva asesoría
Si vas a contratar una asesoría por primera vez, conviene reunir la documentación básica de la empresa antes de empezar.
Si ya trabajabas con otro proveedor, el proceso requiere una revisión adicional para evitar que queden impuestos pendientes, registros incompletos o trámites sin finalizar.
Checklist para empezar con una asesoría
Puedes utilizar esta lista como punto de partida:
- NIF y datos identificativos de la empresa.
- Escritura de constitución y estatutos, si se trata de una sociedad.
- Modelo 036 y datos censales disponibles.
- Declaraciones fiscales recientes y justificantes de presentación.
- Facturas emitidas y recibidas del periodo que se va a gestionar.
- Extractos bancarios y datos de las cuentas utilizadas.
- Información contable de ejercicios anteriores, si procede.
- Relación de clientes y proveedores con saldos pendientes.
- Contratos de financiación y otros contratos relevantes.
- Contratos de trabajo y documentación laboral, si hay empleados.
- Notificaciones pendientes de la Agencia Tributaria, Seguridad Social u otros organismos.
- Información sobre aplazamientos, deudas o procedimientos abiertos.
- Autorizaciones y apoderamientos necesarios para realizar las gestiones acordadas.
La lista debe adaptarse a cada empresa. Si acabas de constituirla, es posible que todavía no tengas facturas, trabajadores ni declaraciones de ejercicios anteriores.
¿Qué debes solicitar a tu asesoría anterior?
Si vas a cambiar de proveedor, solicita una copia organizada de la documentación y confirma qué tareas están finalizadas y cuáles siguen pendientes.
Puede ser conveniente obtener:
- Contabilidad actualizada hasta la fecha de cambio.
- Libros y registros contables disponibles.
- Declaraciones fiscales presentadas y sus justificantes.
- Relación de impuestos pendientes de presentar o pagar.
- Información sobre aplazamientos y requerimientos.
- Facturas y documentos originales que conserve la asesoría.
- Información laboral y nóminas, si gestionaba al personal.
- Relación de trámites pendientes.
- Copias de las autorizaciones o poderes relacionados con el servicio, según corresponda.
Comprueba también el contrato de prestación de servicios y sus condiciones de finalización. No des por supuesto que todos los trámites pendientes quedan resueltos automáticamente al cambiar de asesoría.
Puedes ampliar esta información en nuestra guía sobre cómo cambiar de gestoría en 2026.
9. Cómo organizar y enviar la documentación a tu asesoría
Entregar los documentos de forma ordenada reduce las consultas repetidas y facilita que la asesoría pueda trabajar con información completa.
Utiliza una estructura de carpetas sencilla
Una estructura posible para una empresa en 2026 sería:
- 2026
- 01. Facturas emitidas.
-
- Facturas recibidas.
-
- Bancos y financiación.
-
- Nóminas y documentación laboral.
-
- Impuestos y justificantes.
-
- Contratos y documentación societaria.
-
- Informes contables y documentación de cierre.
Puedes adaptar las carpetas al volumen de operaciones y a los servicios contratados. Lo importante es mantener una estructura uniforme durante todo el ejercicio.
Nombra los archivos de forma clara
Evita nombres como documento1.pdf o factura_nueva.pdf.
Es preferible utilizar nombres descriptivos, por ejemplo:
2026-04-15_Factura_Proveedor_125.pdf
Este sistema permite identificar la fecha, el tipo de documento y la referencia sin abrir cada archivo.
Establece una frecuencia de entrega
No esperes al último día del trimestre para reunir toda la documentación.
Puedes acordar con tu asesoría un calendario semanal, mensual o trimestral, según el volumen de operaciones y las obligaciones de tu empresa.
Las facturas, las incidencias laborales y las notificaciones oficiales que tengan plazos de respuesta deben comunicarse con la rapidez necesaria, sin esperar al envío ordinario de documentos.
Utiliza canales seguros
La documentación empresarial puede incluir datos personales, información bancaria y datos económicos confidenciales.
Por ello, utiliza los canales acordados con la asesoría, limita el acceso a las personas autorizadas y evita enviar contraseñas o documentación sensible por medios inadecuados.
No es recomendable compartir claves personales de acceso a la banca electrónica o a servicios públicos. Cuando sea necesario autorizar una gestión, debe utilizarse el procedimiento oficial o el sistema de representación que corresponda.
10. Errores frecuentes al preparar la documentación para una asesoría
Una mala organización documental puede generar retrasos, duplicidades y errores en la gestión.
Entregar las facturas incompletas
Antes de enviar una factura, comprueba que el archivo sea legible y que incluya la información necesaria. Si falta un documento, comunícalo para que la asesoría pueda valorar cómo proceder.
Enviar documentos duplicados sin identificarlos
Las copias repetidas pueden provocar confusiones y registros incorrectos. Si tienes dudas sobre si una factura ya se ha enviado, indícalo en lugar de volver a incorporarla sin explicación.
No comunicar las notificaciones oficiales
Un requerimiento de la Agencia Tributaria, una comunicación de la Seguridad Social o una notificación administrativa puede tener un plazo concreto. Envíalo a la asesoría cuanto antes si forma parte del servicio contratado o necesitas orientación para responder.
Mezclar documentación personal y empresarial
En especial en una sociedad limitada, es importante distinguir las operaciones de la empresa de los movimientos personales de los socios o administradores. Cuando exista una operación entre ambos, debe identificarse y documentarse correctamente.
Esperar al cierre del trimestre
Acumular documentos dificulta la revisión y aumenta el riesgo de omisiones. Una rutina periódica permite detectar antes las facturas pendientes y las incidencias.
No aclarar qué servicios incluye la asesoría
No todas las asesorías se ocupan de la contabilidad, los impuestos, las nóminas, las cuentas anuales y los trámites mercantiles al mismo tiempo.
Antes de empezar, confirma qué tareas están incluidas, qué documentación debes aportar y quién es responsable de cada gestión.
11. ¿Con qué frecuencia debes entregar documentos a tu asesoría?
La frecuencia depende del tipo de documento, del servicio contratado y de los plazos legales aplicables.
| Tipo de documentación | Frecuencia orientativa |
|---|---|
| Facturas emitidas y recibidas | Semanal o mensual, según el volumen y el calendario acordado. |
| Extractos bancarios | Habitualmente mensual, si se necesita conciliación periódica. |
| Incidencias de nóminas | Cuando se produzcan y con antelación suficiente. |
| Nuevos contratos o cambios societarios | Cuando se formalicen o antes de realizar la gestión correspondiente. |
| Notificaciones oficiales | Inmediatamente o con la mayor rapidez posible, especialmente si hay plazos. |
| Declaraciones fiscales anteriores | Al inicio del servicio o cuando sean necesarias para una gestión concreta. |
| Documentación de cierre contable | Según el calendario de cierre acordado. |
Esta tabla es orientativa. La empresa y la asesoría deben establecer un calendario que permita disponer de la información antes de los vencimientos y cumplir las obligaciones correspondientes.
12. Cómo puede ayudarte AserClick con la gestión de tu empresa
Una documentación organizada facilita el trabajo de la asesoría y permite dedicar más tiempo al análisis de la situación económica y a la planificación del negocio.
En AserClick ofrecemos servicios de asesoría para empresas y pymes. Podemos estudiar tus necesidades de gestión y orientarte sobre los servicios disponibles, el alcance del encargo y la documentación necesaria para empezar.
Tanto si estás constituyendo una empresa como si necesitas reorganizar la gestión de una pyme en funcionamiento, el primer paso es identificar tus obligaciones y preparar la información relevante.
Consulta nuestra página de asesoría de empresas y solicita información sobre las opciones disponibles para tu negocio.
Una empresa bien organizada empieza por una documentación completa, accesible y actualizada.
13. Preguntas frecuentes sobre la documentación para una asesoría de empresas
¿Qué documentos necesita una asesoría para llevar los impuestos de una empresa?
Habitualmente necesita las facturas emitidas y recibidas, la información bancaria relevante, los datos fiscales de la empresa y los documentos necesarios para cada declaración. Según la situación, también puede requerir modelos anteriores, justificantes de pago, contratos y documentación sobre operaciones específicas.
¿Qué documentación necesito para contratar una asesoría por primera vez?
Conviene preparar el NIF, los datos censales, la escritura y los estatutos si existe una sociedad, las declaraciones fiscales anteriores disponibles, las facturas, los extractos bancarios y la información contable. Si hay trabajadores, también debe prepararse la documentación laboral necesaria para los servicios contratados.
¿Debo entregar todas las facturas a mi asesoría?
Debes facilitar la documentación necesaria para llevar correctamente la contabilidad y cumplir las obligaciones que formen parte del servicio contratado. El alcance concreto dependerá de tu actividad y del trabajo que vaya a realizar la asesoría. Si tienes dudas sobre un gasto o una operación, consulta antes de excluirlo.
¿Qué pasa si pierdo una factura?
Si pierdes una factura, informa a tu asesoría y solicita una copia al proveedor cuando sea posible. La documentación alternativa y el tratamiento de la operación dependerán de sus características y de los requisitos legales aplicables. No conviene sustituir automáticamente una factura por un extracto bancario.
¿Qué documentos debo pedir al cambiar de asesoría?
Solicita la contabilidad actualizada, las declaraciones presentadas, sus justificantes, las facturas y registros disponibles, la información sobre obligaciones pendientes y la documentación laboral o societaria que estuviera gestionando el proveedor anterior. También conviene acordar quién se encargará de los próximos vencimientos.
¿Puedo enviar la documentación de mi empresa por correo electrónico?
Depende de los procedimientos acordados y de la sensibilidad de la información. Para documentos con datos personales, bancarios o confidenciales, es recomendable utilizar canales seguros y limitar el acceso a las personas autorizadas.
¿Cuánto tiempo debo conservar la documentación empresarial?
El plazo depende del tipo de documento y de la obligación legal correspondiente. Como regla mercantil general, el Código de Comercio establece un periodo de seis años para los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes del negocio desde el último asiento realizado, sin perjuicio de otros plazos que puedan ser aplicables. En materia fiscal, laboral o societaria pueden existir requisitos específicos adicionales.
¿La asesoría se encarga de conseguir todos los documentos?
No necesariamente. La empresa suele tener que facilitar sus facturas, contratos, extractos y otra información de su actividad. La asesoría puede ayudar a identificar qué documentos faltan y qué justificantes deben solicitarse, según el alcance del servicio contratado.
Conclusión: prepara la documentación y simplifica la gestión de tu empresa
Preparar la documentación para una asesoría no consiste únicamente en reunir facturas. También implica organizar la información fiscal, contable, bancaria, societaria y laboral que necesita cada negocio.
La mejor estrategia es mantener un archivo ordenado, enviar la información con regularidad, comunicar las incidencias a tiempo y acordar con la asesoría qué tareas corresponden a cada parte.
Si quieres mejorar la organización de tu negocio y conocer las opciones de apoyo disponibles, contacta con AserClick y cuéntanos qué necesita tu empresa.