Crear una Sociedad Limitada (SL) implica realizar una serie de trámites y aportar determinada documentación ante notaría, Registro Mercantil y organismos de la Administración.
Conocer de antemano que documentacion necesitas para crear una SL puede ayudarte a evitar retrasos, errores y solicitudes adicionales durante el proceso de constitución.
Además, si utilizas el sistema CIRCE y el Documento Único Electrónico (DUE), parte de la información necesaria puede gestionarse de forma coordinada durante la tramitación.
En este artículo te explicamos qué documentación necesitas para crear una Sociedad Limitada en España, qué datos debes preparar y qué puede cambiar dependiendo de las características de la empresa.
¿Qué documentación necesitas para crear una SL?
La documentación concreta puede variar según el tipo de sociedad, número de socios, actividad y circunstancias particulares.
Sin embargo, para una constitución estándar será necesario disponer de información y documentos relacionados con:
- Los socios.
- La denominación social.
- El domicilio de la empresa.
- El capital social.
- La actividad empresarial.
- El sistema de administración.
- Los estatutos sociales.
- La escritura de constitución.
- Los datos fiscales.
- La información necesaria para los trámites posteriores.
Antes de iniciar el proceso conviene preparar toda esta información para evitar tener que detener la constitución por falta de algún dato.
1. Documento de identidad de los socios
Uno de los primeros elementos necesarios son los datos identificativos de las personas que van a participar en la sociedad.
Para cada socio será necesario disponer de la documentación identificativa correspondiente.
En función de la situación del socio, puede tratarse de:
- DNI.
- NIE.
- Documento identificativo equivalente cuando corresponda.
- Información adicional exigida para determinados supuestos.
También será necesario conocer datos como el domicilio y otros datos personales necesarios para la constitución.
Cuando uno de los socios sea una persona jurídica, la documentación será diferente y puede ser necesario aportar información adicional sobre dicha sociedad y sobre la persona que intervenga en su representación.
2. Nombre de la sociedad
Antes de constituir la Sociedad Limitada es necesario elegir una denominación social.
No basta con escoger un nombre comercial que te guste. La denominación social debe cumplir los requisitos establecidos y estar disponible en los términos correspondientes.
Para ello se solicita la certificación negativa de la denominación social al Registro Mercantil Central.
Este documento acredita que la denominación solicitada puede utilizarse para constituir la sociedad conforme al procedimiento correspondiente.
Puedes consultar también nuestra guía sobre cómo crear una empresa mediante CIRCE, donde explicamos el proceso de constitución paso a paso.
3. Certificación negativa de la denominación social
La certificación negativa es uno de los documentos importantes dentro de la constitución de una SL.
Su finalidad es acreditar que no existe otra denominación social que pueda impedir la utilización del nombre solicitado.
Conviene diferenciar:
Denominación social: nombre jurídico de la empresa.
Nombre comercial: identificación utilizada en el mercado para distinguir una actividad o negocio.
No tienen por qué coincidir.
Por ejemplo, una sociedad puede tener una denominación social determinada y utilizar una marca o nombre comercial diferente para desarrollar su actividad.
4. Datos del domicilio social
También debes determinar dónde estará situado el domicilio social de la empresa.
Será necesario facilitar la dirección correspondiente y, en determinados casos, documentación o información adicional relacionada con el domicilio.
El domicilio social es un dato relevante porque está relacionado con diferentes obligaciones administrativas y registrales.
Además, no debe confundirse necesariamente con el lugar donde se desarrolla físicamente toda la actividad.
Si estás creando una empresa desde cero, también conviene tener claro qué actividad vas a desarrollar y qué necesidades tendrá el negocio antes de fijar definitivamente la estructura.
5. Actividad de la empresa
Otro dato fundamental es definir la actividad que desarrollará la sociedad.
Para los trámites administrativos y fiscales será necesario identificar correctamente la actividad.
Aquí es importante no elegir una actividad de forma improvisada.
La actividad puede tener consecuencias sobre:
- Obligaciones fiscales.
- Epígrafes correspondientes.
- Necesidad de licencias.
- Autorizaciones administrativas.
- Seguridad Social.
- Contratación de trabajadores.
- Obligaciones sectoriales.
Por ello, si tienes dudas sobre cómo definir la actividad, es recomendable analizarlo antes de iniciar la constitución.
6. Capital social
También tendrás que determinar cuál será el capital social de la sociedad.
Actualmente es posible constituir una Sociedad Limitada con un capital social mínimo de 1 euro.
Sin embargo, cuando el capital sea inferior a 3.000 euros se aplican determinadas reglas específicas previstas en la normativa.
En cualquier caso, no debes confundir el capital social con los gastos de constitución.
Como explicamos en nuestro artículo sobre cuánto cuesta crear una empresa mediante CIRCE, el capital social forma parte de los recursos de la sociedad y no equivale a los honorarios de la gestoría, notaría o Registro Mercantil.
7. Participación de cada socio
Si la sociedad tiene varios socios, será necesario determinar qué porcentaje corresponde a cada uno.
La distribución dependerá del capital aportado y de la estructura que se establezca.
Por ejemplo, una sociedad puede tener:
- Un único socio.
- Dos socios al 50 %.
- Tres socios con diferentes porcentajes.
- Varios socios con participaciones diferentes.
Esta información debe quedar correctamente reflejada en la documentación societaria.
Cuando existen varios socios, es especialmente importante estudiar previamente la estructura para evitar problemas posteriores.
8. Forma de administración de la sociedad
Otro aspecto que debes decidir es quién administrará la empresa y cómo se organizará la administración.
Entre las posibilidades previstas para una Sociedad Limitada se encuentran diferentes sistemas de administración, como:
- Administrador único.
- Administradores solidarios.
- Administradores mancomunados.
- Consejo de administración.
La elección dependerá de las características de la sociedad.
No es lo mismo constituir una empresa con un único socio que una sociedad con varios socios que quieren participar en la gestión.
Por eso, la forma de administración debería decidirse antes de preparar la documentación definitiva.
9. Estatutos sociales
Los estatutos son una parte fundamental de la documentación de una Sociedad Limitada.
En ellos se establecen las reglas básicas de funcionamiento de la sociedad.
Entre otros aspectos, pueden regular cuestiones como:
- Denominación.
- Objeto social.
- Domicilio.
- Capital social.
- Participaciones.
- Organización de la administración.
- Funcionamiento de los órganos sociales.
En determinados procedimientos pueden utilizarse modelos de estatutos tipo.
Esto puede facilitar la constitución de sociedades sencillas y estandarizadas.
Sin embargo, cuando existen necesidades específicas, puede ser necesario analizar si los estatutos estándar son suficientes para el proyecto.
10. Escritura pública de constitución
La constitución de una Sociedad Limitada se formaliza mediante escritura pública.
La escritura recoge los elementos esenciales de la constitución y será uno de los documentos fundamentales para realizar los trámites posteriores.
La escritura se otorga ante notario y posteriormente se tramita la inscripción correspondiente en el Registro Mercantil.
Si la constitución se realiza mediante CIRCE, determinados datos y trámites pueden coordinarse electrónicamente.
11. Documento Único Electrónico (DUE)
Cuando utilizas CIRCE, uno de los elementos fundamentales del procedimiento es el Documento Único Electrónico (DUE).
El DUE permite recopilar información necesaria para realizar diferentes trámites relacionados con la creación y puesta en marcha de la empresa.
Su utilización evita tener que proporcionar repetidamente determinados datos a diferentes organismos.
El procedimiento puede realizarse con el apoyo de un Punto de Atención al Emprendimiento cuando corresponda.
Puedes ampliar información sobre esta cuestión en nuestro artículo qué es un Punto PAE.
12. Datos fiscales
También tendrás que disponer de la información necesaria para realizar los trámites fiscales de la sociedad.
Entre otros datos, se encuentra la información relacionada con:
- Identificación de la sociedad.
- Domicilio fiscal.
- Actividad.
- Datos de los administradores.
- Datos de los socios cuando sean necesarios.
- Información necesaria para las obligaciones tributarias correspondientes.
La sociedad deberá obtener el NIF que corresponda y realizar los trámites fiscales necesarios para comenzar su actividad.
La Agencia Tributaria ofrece información oficial sobre los procedimientos de identificación y alta censal.
Puedes consultar la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria para conocer los trámites disponibles.
13. Datos para la Seguridad Social
Si la empresa va a tener trabajadores o existen administradores o socios que deban quedar encuadrados en un determinado régimen de Seguridad Social, será necesario disponer de la información correspondiente.
Los trámites dependerán de la estructura de la sociedad y de la situación de las personas que participen en ella.
Por eso, no todos los socios o administradores tienen necesariamente la misma situación frente a la Seguridad Social.
Cuando se va a contratar personal desde el inicio, también habrá que preparar la documentación necesaria para realizar las correspondientes altas y comunicaciones.
La información oficial puede consultarse en la Seguridad Social.
14. Datos de los administradores
La persona o personas que vayan a ejercer la administración de la sociedad tendrán que aportar los datos necesarios para formalizar su nombramiento.
Dependiendo de la situación concreta, puede ser necesario disponer de:
- Documento identificativo.
- Domicilio.
- Información fiscal.
- Aceptación del cargo cuando corresponda.
- Otros datos requeridos durante el proceso.
La correcta identificación de los administradores es importante porque aparecerán vinculados a la estructura de la sociedad.
15. Información sobre la actividad y licencias
No todas las actividades empresariales tienen las mismas exigencias.
Algunas pueden necesitar licencias, declaraciones responsables, autorizaciones o requisitos específicos antes de comenzar a operar.
Por ejemplo, determinadas actividades relacionadas con locales, alimentación, transporte, industria, sanidad u otros sectores pueden estar sujetas a requisitos específicos.
Por ello, constituir la sociedad no significa automáticamente que puedas comenzar cualquier actividad al día siguiente.
Es necesario comprobar previamente qué requisitos corresponden al negocio concreto.
Documentación adicional en casos especiales
La documentación puede aumentar cuando la constitución presenta circunstancias particulares.
Por ejemplo:
Si hay socios extranjeros
Puede ser necesario aportar documentación identificativa y fiscal adicional.
Si un socio es una empresa
Habrá que acreditar la existencia y representación de la persona jurídica correspondiente.
Si hay varios administradores
Será necesario documentar correctamente el sistema de administración elegido.
Si existen aportaciones no dinerarias
Cuando el capital se aporta mediante bienes en lugar de dinero, pueden aparecer requisitos adicionales.
Si la actividad está regulada
Puede ser necesario aportar o tramitar documentación específica relacionada con licencias o autorizaciones.
Por eso, la lista de documentos debe adaptarse a cada proyecto.
¿Qué documentación necesitas para crear una SL mediante CIRCE?
CIRCE simplifica la gestión de determinados trámites, pero sigue siendo necesario aportar la información necesaria para completar el DUE y realizar la constitución.
De forma general, conviene tener preparada esta información:
Datos de los socios
- Nombre y apellidos.
- DNI/NIE o documento correspondiente.
- Domicilio.
- Datos fiscales.
- Participación en la sociedad.
Datos de la empresa
- Nombre elegido.
- Domicilio social.
- Actividad.
- Capital social.
- Forma de administración.
Datos de los administradores
- Identificación.
- Domicilio.
- Información necesaria para el nombramiento.
Información adicional
- Certificación negativa de la denominación cuando corresponda.
- Datos bancarios o información relacionada con las aportaciones cuando proceda.
- Documentación específica de la actividad.
- Información adicional requerida por el procedimiento.
La documentación exacta puede variar según las circunstancias.
¿Cuánto tiempo se tarda en preparar la documentación?
Una constitución sencilla puede prepararse con relativa rapidez si todos los datos están claros.
Sin embargo, el tiempo total no depende únicamente de preparar documentos.
También puede depender de:
- Disponibilidad del nombre.
- Preparación del DUE.
- Notaría.
- Registro Mercantil.
- Características de los estatutos.
- Número de socios.
- Necesidad de documentación adicional.
- Licencias o autorizaciones.
Por eso es recomendable preparar la documentación antes de comenzar formalmente el proceso.
Errores frecuentes al preparar la documentación para crear una SL
Elegir un nombre sin comprobar su disponibilidad
Que un nombre comercial esté libre en Internet no significa que pueda utilizarse como denominación social.
No definir correctamente la actividad
Una descripción incorrecta o insuficiente puede generar problemas posteriores.
No acordar la distribución entre socios
Si hay varios socios, es importante dejar clara desde el principio la distribución de las participaciones.
Elegir la administración sin analizar el proyecto
La estructura de administración debe responder a las necesidades reales de la empresa.
Confundir domicilio social y domicilio fiscal
Aunque pueden coincidir, son conceptos que deben analizarse correctamente.
Pensar que CIRCE elimina toda la documentación
CIRCE facilita y coordina trámites, pero no significa que no tengas que aportar información y documentación.
No revisar los estatutos
Los estatutos establecen reglas importantes para el funcionamiento de la sociedad. No conviene aceptarlos sin entender qué implican.
¿Puedes crear una SL sin gestoría?
En determinados casos puedes realizar directamente los trámites necesarios utilizando los sistemas habilitados por la Administración.
Sin embargo, contar con una asesoría puede resultar útil cuando tienes dudas sobre:
- Forma jurídica.
- Actividad.
- Estatutos.
- Administración.
- Fiscalidad.
- Seguridad Social.
- Obligaciones posteriores.
La principal ventaja de contar con profesionales no es solamente presentar documentación, sino poder analizar previamente cómo estructurar el proyecto y qué obligaciones tendrá después.
En Aserclick puedes consultar los servicios de asesoría para empresas y valorar qué tipo de acompañamiento necesitas.
¿Qué ocurre después de constituir la SL?
La constitución es solamente el comienzo.
Después de crear la sociedad habrá que cumplir con las obligaciones que correspondan a la empresa.
Entre ellas pueden encontrarse:
- Obligaciones fiscales.
- Contabilidad.
- Presentación de impuestos.
- Libros societarios.
- Cuentas anuales.
- Obligaciones laborales si existen trabajadores.
- Facturación.
- Protección de datos y otras obligaciones aplicables.
- Licencias y requisitos sectoriales.
Por eso, antes de crear una empresa conviene valorar también cómo se gestionará posteriormente.
Checklist: documentación para crear una SL
Antes de iniciar el proceso, puedes utilizar esta lista como referencia:
- DNI/NIE de los socios.
- Datos de los socios.
- Distribución de participaciones.
- Nombre de la sociedad.
- Certificación negativa de denominación.
- Domicilio social.
- Actividad de la empresa.
- Capital social.
- Forma de administración.
- Datos de los administradores.
- Información necesaria para los estatutos.
- Datos fiscales.
- Información necesaria para el DUE si se utiliza CIRCE.
- Documentación específica de la actividad.
- Licencias o autorizaciones cuando sean necesarias.
La lista es orientativa y puede ser necesario aportar documentación adicional dependiendo del caso.
Preguntas frecuentes sobre la documentación para crear una SL
¿Qué documento necesito para crear una Sociedad Limitada?
Necesitarás aportar información y documentación sobre los socios, la denominación social, el domicilio, el capital, la actividad, la administración y otros elementos necesarios para formalizar la sociedad.
¿Necesito DNI para crear una SL?
Los socios y administradores deberán identificarse mediante la documentación correspondiente. Para ciudadanos españoles normalmente se utilizará el DNI, mientras que en otros casos puede ser necesario el NIE u otro documento.
¿Qué es la certificación negativa del nombre?
Es el documento que acredita que la denominación social solicitada puede utilizarse para constituir la sociedad conforme al procedimiento correspondiente.
¿Necesito una cuenta bancaria para crear una SL?
Dependerá de cómo se realice la aportación del capital y de las circunstancias de la constitución. Conviene comprobar el procedimiento concreto antes de iniciar los trámites.
¿Qué es el DUE?
El Documento Único Electrónico permite recopilar y transmitir información necesaria para realizar determinados trámites de creación y puesta en marcha de empresas mediante CIRCE.
¿Puedo crear una SL mediante CIRCE?
Sí, CIRCE permite tramitar determinados procedimientos de constitución y puesta en marcha de sociedades y otras formas jurídicas incluidas en el sistema.
¿Necesito estatutos para crear una SL?
Sí. Los estatutos forman parte de la documentación societaria y establecen las reglas básicas de funcionamiento de la sociedad.
¿Es obligatorio contratar una gestoría?
No necesariamente. Sin embargo, una asesoría puede ayudarte a preparar la documentación, revisar el proceso y gestionar las obligaciones posteriores.
Conclusión
Preparar correctamente la documentación para crear una SL es uno de los primeros pasos para evitar retrasos y errores durante la constitución.
Aunque CIRCE permite coordinar y simplificar determinados trámites, sigue siendo necesario disponer de información sobre los socios, la empresa, el capital, la actividad, la administración y otros elementos necesarios para completar el procedimiento.
Además, constituir una Sociedad Limitada no termina con la escritura y la inscripción. Después comienza una etapa de obligaciones fiscales, contables, laborales y societarias que también conviene planificar.
Si estás pensando en crear una empresa, puedes consultar nuestra guía sobre qué es CIRCE, cómo crear una empresa mediante CIRCE paso a paso y cuánto cuesta crear una empresa mediante CIRCE.
En Aserclick podemos ayudarte a organizar el proceso dentro del alcance de los servicios disponibles y a conocer qué documentación y trámites pueden ser necesarios para tu proyecto.